Khi có đợt kiểm tra từ thanh tra thuế, những sổ sách kế toán cần phải giải trình chi tiết. Bởi nếu không thực hiện doanh nghiệp khó khăn trong hoạt động kinh doanh đường dài. Kế toán Minh Châu xin tổng hợp các loại sổ sách kế toán sau đây để nhân viên kế toán chuẩn bị kỹ càng khi có thanh tra.
1. Sổ cái
– Là sổ có bìa xanh
– Đây là loại sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong niên độ KT dựa theo TKKT được quy định rõ trong hệ thống TKKT được áp dụng cho DN. Thông thường mỗi tài khoản sẽ được mở một hoặc số trang liên tiếp trên sổ Cái từ TK loại 01 đến 09.
2 Chứng từ thu chi và khai báo thuế
– Là sổ có bìa xanh
+ Hồ sơ chứng từ này sẽ gồm:
– Nội dung báo cáo thuế tháng/ quý
– Nội dung của bảng kê phụ lục bán ra và mua vào
– Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế đảm bảo
– Nội dung của báo cáo sử dụng hóa đơn
– Đầy đủ các loại phiếu thu, phiếu chi, phiếu hạch toán công nợ
– Đầy đủ hóa đơn đầu ra liên xanh sắp trước đồng thời là phiếu thu tiền hoặc phiếu công nợ hạch toán
– Đầy đủ hóa đơn đầu vào đồng thời Phiếu chi tiền hoặc phiếu công nợ hạch toán cùng với phiếu nhập kho
– Nội dung của thông báo phát hành hóa đơn
– Đầy đủ và chi tiết về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi tháng kẹp cuối tập chứng từ.
3 Bảng tổng hợp công nợ
– Sổ này có bìa xanh
– Bảng tổng hợp công nợ sẽ chi tiết, rõ ràng từ tháng 01 đến tháng 12
Ghi chú: Kế toán cần in thành 1 bản đầy đủ cùng với chứng từ thu chi, 1 bản sẽ phải tách làm 1 tập để đảm bảo cho việc đối chiếu với hoá đơn của cán bộ thuế.
– Cung cấp sổ chi tiết công nợ rõ ràng từ tháng 01 đến tháng 12
Chú ý:
– Kế toán có thể in bảng tổng hợp công nợ 12 tháng và làm thành 01 cuốn để dễ kiểm soát.
– Trường hợp nếu công nợ ít cũng có in công nợ 12 tháng thành 1 cuốn, còn nếu nhiều có thể làm thành nhiều cuốn.
– TK in có thể ghi là TK 131,331
4 Chi tiết về bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL, HH
– Bên ngoài có bìa xanh
Trường hợp nếu phát sinh ít: Kế toán có thể in bảng kê NK tồn từ tháng 1-tháng 12 kèm với sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hoá.
Trường hợp nếu phát sinh nhiều, kế toán cần thực hiện như sau:
In tổng hợp nhập xuất tồn từ tháng 1 đến tháng 12 thành 1 hoặc nhiều cuốn tuỳ theo thực tế.
Cần in sổ chi tiết về nguyên vật liệu, hàng hoá thành nhiều cuốn
Đối với tài khoản in là 152,155,156,153
5 Sổ tiền gửi ngân hàng
– Bên ngoài có bìa xanh
– Cần phải thực hiện sao kê chi tiết ngân hàng
– Cần thực hiện in sổ tiền gửi ngân hàng từ tháng 01- tháng 12 và đóng thành 1 cuốn.
– Có thể ghi TK in là TK 112
6 Sổ quỹ tiền mặt
– Bên ngoài có bìa xanh
– Kế toán có thể In sổ quỹ tiền mặt từ tháng 01 đến tháng 12 rồi đóng lại 1 cuốn
7 Sổ Nhật Ký Chung
– Bên ngoài có Bìa xanh
– Kế toán có thể In NKC từ tháng 01 đến tháng 12 và thực hiện đóng thành cuố nếu ít còn nhiều có thể đóng thành nhiều cuốn.
8 Thông tin về bảng Phân bổ khấu hao và phân bổ chi phí trả trước
– Bên ngoài có bìa xanh
– Kế toán cần thực hiện In Bảng khấu hao và phân bổ CPTT( Chi phí trả trước) ngắn và dài hạn rõ ràng từ tháng 1 đến tháng 12.
– Tài khoản sẽ gồm : 142,242,214
9 .Báo cáo tài chính
+ Báo cáo tài chính sẽ bao gồm các giấy tờ sau:
– Bảng cân đối kế toán chi tiết
– Bảng cân đối tài khoản phát sinh chi tiết
– Báo cáo đầy đủ, minh bạch kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
– Lưu chuyển tiền tệ trong thời gian qua
– Thuyết minh báo cáo tài chính rõ ràng
+ Tờ khai quyết toán thuế TNDN đầy đủ như sau:
– Phụ lục kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
– Phụ lục chuyển lỗ của doanh nghiệp ( nếu có)
– Phụ lục ưu đãi thuế cho doanh nghiệp( nếu có)
+ Tờ khai quyết toán thuế TNCN chi tiết
– Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế chính xác.
Chú ý: Kế toán viên cần in báo cáo tài chính đã nộp thành 2 bản để 1 bản sau này gửi cơ quan thuế khi thanh tra DN và 1 bản nộp cho cơ quan thống kê.
- Phiếu xuất kho:
– Bên ngoài có Bìa xanh
– Kế toán cần In toàn bộ Phiếu XK trong năm và đóng thành 1 cuốn nếu ít, nhiều có thể thành nhiều cuốn.
11 Bảng tổng hợp giá thành xây lắp TK 154 chi tiết
– Bên ngoài có bìa xanh
– Kế toán cần In bảng tổng hợp giá thành 154 chi tiết đầy đủ từ tháng 1 đến tháng 12.
– Đồng thời cung cấp ổ chi tiết tài khoản 154 cho mỗi đối tượng CT.
–Thực hiện lập bảng bao gồm những bản HĐKT bán ra xuất hoá đơn và TT của hợp đồng.
– Cần thực hiện phân tách giá chi tiết cho các mục đã xuất hoá đơn như 621,622,623,627 chi tiết theo từng tháng.
- Chi tiết báo cáo thuế bằng excel và chuẩn bị đầy đủ cho hậu giải trình thanh tra thuế sau này
– Kế toán cần phải xuất khai báo thuế từ HTKK ra bằng excel để lưu trữ theo tháng/ quý giúp cho công việc giải trình thuế.
– Cần thực hiện việc gộp báo cáo thuế bảng kê bán ra thành 1 sheet và mua vào thành 1 sheet. Hoạt động mua vào bán ra trong năm
–Kế toán cần tiến hành lọc những hóa đơn > 20.000.000 hoặc cùng ngày > 20.000.000 để dễ dàng trong việc theo dõi quá trình thanh toán = UNC cho khách hàng
Hóa đơn công nợ > 20.000.000
– Kế toán cần thực hiện mở một bìa còng lưu trữ toàn bộ những HĐ mua vào 331 photo lớn hơn 20.000.000 trong 1 năm tài chính cùng với UNC và HĐKT đã ký.
– Trong trường hợp đến ngày kết thúc năm tài chính mà chưa có chứng từ thanh toán qua NH thì kế toán cần phải lập HĐ trả chậm. Trong trường hợp đã có hợp đồng thì phải lập phụ lục để gia hạn thời gian thanh toán.
13 Hợp đồng
– Bên ngoài là bìa xanh bào gồm Hợp đồng ra + vào + lao động
– Kế toán cần thực hiện lưu trữ các HĐ đầu vào của NCC thành 1 bìa còng và các HĐ bán ra của người mua thành 1 bìa còng khác.
– Kế toán cần lưu toàn bộ hợp đồng với NLĐ đầy đủ chữ ký và các quyết định liên quan.
14 Bảng phân bổ TK 142,242,214 chi tiết
– Bên ngoài là bìa xanh
– Kế toán thực hiện In bảng phân bổ chi tiết từ tháng 1 đến tháng 12
Trên đây là những sổ sách kế toán cần thiết khi công ty bị thanh tra. Ngoài việc chuẩn bị đầy đủ các sổ này, kế toán viên cần biết cách thực hiện chi tiết các nội dung trong sổ. Để được tư vấn nhằm tránh sai sót, quý khách nghiệp có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.