Đăng ký ngành nghề kinh doanh là yếu tố quan trọng để đảm bảo cho công ty hoạt động thuận lợi trong khuôn khổ pháp luật. Nếu người thành lập không để ý, không có kinh nghiệm dễ gặp phải những sai lầm không đáng có. Bài viết sau đây của chúng tôi sẽ đưa ra những sai lầm để quý doanh nghiệp tránh mắc phải khi đăng ký ngành nghề.
Vì sao việc đăng ký ngành nghề kinh doanh quan trọng?
Khi thành lập doanh nghiệp, việc đăng ký ngành nghề kinh doanh không chỉ mang tính thủ tục hành chính. Đây là căn cứ để:
- Cơ quan quản lý Nhà nước kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp.
- Xác định quyền kinh doanh của doanh nghiệp: ngành nào được phép, ngành nào cần điều kiện.
- Làm cơ sở pháp lý khi doanh nghiệp ký kết hợp đồng, mở rộng đầu tư, xin giấy phép con.
Vì vậy, nếu lựa chọn hoặc kê khai ngành nghề sai ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn lớn về sau, từ việc xin giấy phép bổ sung đến nguy cơ bị phạt hành chính.
Những sai lầm thường gặp khi đăng ký ngành nghề kinh doanh
Không tra cứu mã ngành theo chuẩn hệ thống
Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp phải đăng ký ngành nghề theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC 2018). Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn kê khai theo cách “tự nghĩ”, hoặc ghi mô tả hoạt động chung chung như: “Kinh doanh tổng hợp”, “Dịch vụ thương mại”, “Tư vấn tổng hợp”.
- Hậu quả: Hồ sơ có thể bị từ chối, hoặc được chấp nhận nhưng sau này không rõ ràng khi làm thủ tục thuế, mở chi nhánh, hoặc xin giấy phép con.
Đăng ký thiếu ngành nghề thực tế hoạt động
Không ít doanh nghiệp chỉ đăng ký những ngành nghề “dự kiến ban đầu”, mà quên hoặc chưa kịp bổ sung những lĩnh vực sẽ làm ngay sau đó. Có những trường hợp thực tế như sau:
- Công ty kinh doanh nhà hàng nhưng đồng thời muốn bán thực phẩm online, nhưng lại không đăng ký ngành “Bán lẻ thực phẩm qua mạng”.
- Startup công nghệ muốn làm cả “Phần mềm” và “Quảng cáo trực tuyến” nhưng chỉ đăng ký phần mềm.
- Hậu quả: Khi ký hợp đồng, cơ quan thuế hoặc đối tác có thể yêu cầu chứng minh ngành nghề có trong giấy phép. Nếu không có, hợp đồng có thể bị đánh giá không hợp pháp, và doanh nghiệp phải bổ sung, mất thời gian.
Đăng ký ngành nghề “cấm kinh doanh” hoặc chưa được phép
Một số ngành nghề Nhà nước cấm hoàn toàn (như: kinh doanh pháo, mại dâm, một số loại hóa chất độc hại…). Ngoài ra, còn có nhiều ngành nghề kinh doanh có điều kiện, ví dụ: dịch vụ bảo vệ, vận tải, bất động sản, xuất khẩu lao động…
Sai lầm phổ biến: doanh nghiệp đăng ký ngành nghề này nhưng không chuẩn bị giấy phép con, dẫn đến không thể hoạt động hợp pháp.
- Hậu quả: Bị cơ quan chức năng xử phạt, đình chỉ hoặc buộc tạm ngừng hoạt động cho đến khi có giấy phép đủ điều kiện.
Đăng ký quá nhiều ngành nghề không cần thiết
Có những doanh nghiệp khi đăng ký đã kê khai đến hàng chục, thậm chí hàng trăm ngành nghề, theo tâm lý “có để đó, sau này dùng đến”.
- Hậu quả:
- Khi cơ quan thuế, ngân hàng hoặc đối tác kiểm tra, doanh nghiệp dễ bị coi là thiếu minh bạch.
- Một số ngành nghề nhạy cảm (ví dụ: tài chính, bất động sản) có thể khiến doanh nghiệp bị “soi” kỹ hơn, mặc dù không hoạt động thực tế.
Không phân biệt giữa ngành chính và ngành phụ
Doanh nghiệp thường không chú trọng việc xác định ngành nghề chính trong đăng ký. Trong khi đó, ngành nghề chính lại ảnh hưởng đến mã số thuế, báo cáo thống kê và cơ sở pháp lý khi vay vốn ngân hàng.
Ví dụ: Một công ty phần mềm nhưng lại đăng ký ngành chính là “Bán buôn thiết bị máy tính”. Sau này, khi xin chứng nhận ưu đãi thuế cho ngành công nghệ thông tin, doanh nghiệp có thể không được hưởng.
Không cập nhật khi thay đổi hoặc mở rộng hoạt động
Rất nhiều doanh nghiệp sau vài năm mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực mới nhưng quên không bổ sung ngành nghề.
Hậu quả: Khi kiểm tra thuế, cơ quan chức năng phát hiện doanh nghiệp có hoạt động “ngoài ngành”, dễ bị xử phạt từ 10 – 20 triệu đồng, đồng thời phải bổ sung lại hồ sơ.
Nhầm lẫn giữa ngành nghề kinh doanh và ngành nghề hành nghề cá nhân
Ví dụ: một số cá nhân có chứng chỉ hành nghề y, dược, xây dựng… cho rằng chỉ cần chứng chỉ cá nhân là đủ. Nhưng trên thực tế, doanh nghiệp phải đăng ký ngành nghề kinh doanh phù hợp, và cá nhân hành nghề phải có chứng chỉ chuyên môn.
Hậu quả của việc đăng ký sai ngành nghề
- Bị xử phạt hành chính: Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, mức phạt có thể lên tới hàng chục triệu đồng nếu kinh doanh ngành nghề chưa đăng ký.
- Không được ghi nhận chi phí hợp lệ: Nếu hợp đồng ký kết với đối tác liên quan đến ngành chưa đăng ký, cơ quan thuế có thể từ chối chi phí, làm tăng thuế TNDN phải nộp.
- Khó khăn khi mở rộng, gọi vốn: Nhà đầu tư thường rà soát tính hợp pháp của ngành nghề trước khi rót vốn. Nếu phát hiện doanh nghiệp chưa đăng ký ngành phù hợp, họ có thể từ chối đầu tư.
- Ảnh hưởng uy tín: Đối tác có thể đánh giá doanh nghiệp thiếu chuyên nghiệp, không minh bạch.
Cách tránh sai lầm khi đăng ký ngành nghề kinh doanh
- Tra cứu hệ thống ngành nghề chuẩn (VSIC 2018) trước khi nộp hồ sơ.
- Đăng ký đầy đủ ngành nghề dự kiến hoạt động trong 1 – 2 năm đầu, kể cả ngành nghề phụ.
- Phân biệt ngành nghề có điều kiện để chuẩn bị sẵn giấy phép con.
- Không đăng ký tràn lan những ngành nghề không liên quan đến kế hoạch kinh doanh.
- Xác định ngành nghề chính chuẩn xác để thuận lợi về thuế và pháp lý.
- Bổ sung ngành nghề kịp thời khi mở rộng kinh doanh.
- Tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý/kế toán để được hướng dẫn cụ thể.
Đăng ký ngành nghề kinh doanh tưởng chừng là một thủ tục đơn giản nhưng lại có ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp pháp, khả năng huy động vốn và uy tín của doanh nghiệp. Sai sót ở bước này có thể khiến công ty mất thời gian, mất chi phí, thậm chí bỏ lỡ cơ hội kinh doanh quan trọng.
Vì vậy, thay vì “đăng ký cho có”, doanh nghiệp cần xem đây là một bước chiến lược pháp lý trong quá trình khởi nghiệp. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm, việc sử dụng dịch vụ tư vấn thành lập công ty và kế toán – thuế chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai lầm đáng tiếc.