Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phát sinh rất nhiều chi phí liên quan đến vận hành, bán hàng, nhân sự, tài sản… Tuy nhiên, không phải khoản chi nào cũng được tính là chi phí hợp lý hợp lệ khi quyết toán thuế.
Một khoản chi dù hoàn toàn phục vụ hoạt động kinh doanh nhưng thiếu hóa đơn, thiếu chứng từ hoặc chứng từ lập sai quy định đều có thể bị loại khỏi chi phí, dẫn đến tăng mức thuế TNDN, bị phạt hoặc truy thu khi cơ quan thuế kiểm tra. Vậy những khoản chi nào bắt buộc phải có hoá đơn, chứng từ? Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để không bị loại khi quyết toán? Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ để tránh những rủi ro gặp phải.
Nguyên tắc chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, một khoản chi được tính vào chi phí hợp lệ phải đồng thời đáp ứng 3 điều kiện:
Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh không mang tính cá nhân
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định gồm hoá đơn điện tử, hợp đồng, biên bản nghiệm thu và chứng từ
Đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Từ 01/07/2025, theo Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế.Do đó, hóa đơn – chứng từ là yếu tố bắt buộc để một khoản chi được đưa vào chi phí hợp lệ.
Các khoản chi nhất định phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ
Dưới đây là các nhóm chi phí thường bị kiểm tra kỹ và dễ bị loại nếu thiếu chứng từ.
1. Chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu
Các khoản chi như:
- Mua hàng hóa bán ra
- Nguyên liệu sản xuất
- Vật tư tiêu hao, bao bì
- Phụ liệu, công cụ dụng cụ
Yêu cầu phải có hóa đơn điện tử, hợp đồng (nếu giá trị lớn), phiếu nhập kho, và chứng từ thanh toán.
Doanh nghiệp hay bị loại vì “mua hàng không hóa đơn”, mua từ cá nhân tự do hoặc mua gộp không đúng quy định.
2. Chi phí dịch vụ thuê ngoài
Gồm:
- Marketing, quảng cáo
- Thiết kế, phần mềm
- Dịch vụ pháp lý, kế toán
- Vận chuyển, logistics
- Bảo trì thiết bị
- Thuê văn phòng, thuê mặt bằng
Yêu cầu phải có hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu hoặc email xác nhận hoàn thành và hóa đơn. Nhiều nơi bị loại vì chỉ có hóa đơn nhưng không có biên bản nghiệm thu, khiến chi phí không chứng minh được tính phục vụ kinh doanh.
3. Chi phí lương và nhân sự
Bao gồm:
- Lương, phụ cấp
- Tiền thưởng
- Tiền tăng ca
- Hỗ trợ công tác phí
- Thù lao cộng tác viên
Điều này đòi hỏi phải có:
- Hợp đồng lao động / hợp đồng CTV
- Bảng lương
- Chấm công
- Chứng từ thanh toán
- Đăng ký MST cá nhân
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có)
Thiếu hợp đồng hoặc không chứng minh lao động thực tế. Điều này sẽ khiến cho toàn bộ chi phí lương có thể bị loại.
4. Chi phí tài sản cố định – khấu hao
Các khoản mua tài sản như:
- Máy móc, thiết bị
- Xe ô tô
- Máy tính, máy in
- Nội thất văn phòng
Yêu cầu phải có:
- Hóa đơn
- Hợp đồng mua bán
- Biên bản bàn giao
- Hồ sơ đăng ký tài sản cố định
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (≥ 20 triệu hoặc ≥5 triệu từ 7/2025)
Nếu không chứng minh được tài sản sử dụng cho công ty sẽ không được khấu hao.
5. Chi phí điện, nước, internet, phần mềm
Nếu hợp đồng ký tên cá nhân nhưng dùng cho doanh nghiệp → cần:
- Biên bản xác nhận sử dụng cho hoạt động doanh nghiệp
- Chứng từ thanh toán từ tài khoản công ty
Trường hợp thanh toán tiền mặt → dễ bị loại khi kiểm tra.
6. Chi phí tiếp khách, hội họp, công tác
Các chứng từ cần:
- Hóa đơn VAT (nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…)
- Quyết định cử đi công tác
- Báo cáo chuyến công tác
- Phiếu thanh toán
Đây là khoản thuế “soi” nhiều nhất vì dễ phát sinh hóa đơn không liên quan.
7. Chi phí bảo hiểm, phí ngân hàng, lãi vay
Đối với chi phí lãi vay:
- Phải có hợp đồng vay
- Chứng minh khoản vay dùng cho kinh doanh
- Lãi suất không vượt quá mức luật cho phép
- Không vay tiền mặt không có chứng từ
Lãi vay từ cá nhân không chứng minh nguồn tiền sẽ dễ bị loại và truy thu.
8. Chi phí thuê cá nhân (nhà, nhân sự, tài sản…)
Bắt buộc phải có:
- Hợp đồng thuê
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu >100 triệu/năm)
- Chứng từ thanh toán
Thiếu chứng từ khấu trừ sẽ khiến cho toàn bộ chi phí bị loại.
Những khoản chi không hóa đơn – có được không?
Có một số khoản chi được phép không cần hóa đơn, nhưng phải có chứng từ khác thay thế, ví dụ: Nếu mua hàng nông sản, sản phẩm thủ công từ cá nhân thì cần mẫu Bảng kê 01/TNDN. Đồng thời nếu chi phí mua hàng nhỏ lẻ dưới 200.000 đồng sẽ cần lập bảng kê và phiếu chi. Và lệ phí nhà nước sẽ cần chứng từ thu phí Tuy nhiên, doanh nghiệp không được lạm dụng bảng kê để hợp thức hóa chi phí.
Lý do chi phí bị loại dù có đủ hóa đơn
Nhiều trường hợp doanh nghiệp đã có đủ hóa đơn nhưng vẫn bị loại khi quyết toán vì:
- Hoá đơn không đúng thông tin công ty (thiếu MST, sai địa chỉ)
- Hoá đơn khống, mua bán hóa đơn
- Hóa đơn của đơn vị bỏ trốn, ngưng hoạt động
- Hóa đơn sai thời điểm (xuất sau 6 tháng hoặc sau năm tài chính)
- Không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
- Không chứng minh phục vụ hoạt động kinh doanh
Doanh nghiệp cần đối chiếu đầy đủ để hạn chế rủi ro.
Việc chuẩn bị hóa đơn, chứng từ đúng quy định không chỉ tránh bị loại chi phí mà còn:
- Giảm rủi ro khi thanh kiểm tra thuế
- Giảm số thuế TNDN phải nộp
- Dễ dàng đối chiếu, minh bạch
- Giúp doanh nghiệp vận hành bài bản và chuyên nghiệp
Nếu doanh nghiệp nhỏ, chưa có bộ phận kế toán chuyên trách, việc kiểm soát hóa đơn – chứng từ rất dễ bị bỏ sót. Lúc này, việc sử dụng dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp là giải pháp tiết kiệm và an toàn nhất, đảm bảo mọi chi phí được ghi nhận đúng luật và tối ưu thuế hợp pháp.