Cuối năm không chỉ là thời điểm doanh nghiệp tất bật với kế hoạch kinh doanh, tổng kết tài chính, mà còn là giai đoạn quan trọng để rà soát và hoàn thiện các nghĩa vụ thuế.
Với doanh nghiệp nhỏ, việc chuẩn bị kỹ lưỡng checklist thuế cuối năm giúp tránh sai sót, giảm rủi ro bị phạt và tối ưu chi phí hợp pháp.
Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ, đây là checklist thuế cuối năm chi tiết, giúp bạn không bỏ sót bất kỳ bước quan trọng nào.
Rà soát sổ sách kế toán và chứng từ
Trước hết, hãy đảm bảo rằng mọi chứng từ, hóa đơn và sổ sách kế toán trong năm đều được cập nhật đầy đủ.
Đây là nền tảng cho việc lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế cuối năm.
Doanh nghiệp cần kiểm tra:
- Các hóa đơn đầu vào – đầu ra đã được kê khai đầy đủ chưa?
- Có hóa đơn nào bị sai, trùng, hoặc chưa được xử lý không?
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn ≥ 5 triệu đồng) đã được lưu đúng quy định?
- Các khoản chi phí có đủ hồ sơ chứng minh hợp lệ để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?
Sai sót trong chứng từ hoặc ghi nhận chi phí không đủ điều kiện hợp lý – hợp lệ có thể khiến doanh nghiệp bị loại chi phí, làm tăng thu nhập chịu thuế.
Kiểm tra nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Thuế GTGT là loại thuế doanh nghiệp nộp định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, nhưng cuối năm vẫn cần đối chiếu và rà soát lại.
Checklist kiểm tra thuế GTGT:
- Toàn bộ hóa đơn đầu ra đã được kê khai đúng kỳ, đúng giá trị chưa?
- Các hóa đơn đầu vào đủ điều kiện khấu trừ (hợp lệ, hợp lý, thanh toán không dùng tiền mặt)?
- Có hóa đơn nào bị sai sót hoặc bị hủy mà chưa xử lý không?
- Có phát sinh hàng hóa – dịch vụ bị hoàn trả, chiết khấu hoặc khuyến mại chưa được phản ánh đúng?
Và từ năm 2025, Theo Luật Thuế GTGT mới (có hiệu lực từ 01/7/2025), mọi hóa đơn ≥ 5 triệu đồng phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế – thay vì mức 20 triệu đồng như trước.
Vì vậy, kế toán cần rà soát và điều chỉnh sớm để tránh mất quyền khấu trừ.
Đối chiếu và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Đây là phần quan trọng nhất trong kỳ kế toán cuối năm. Doanh nghiệp cần lập báo cáo tài chính năm, xác định doanh thu – chi phí – lợi nhuận, từ đó tính ra thuế TNDN phải nộp.
Các bước cần thực hiện:
- Kiểm tra toàn bộ doanh thu trong năm đã được ghi nhận đúng kỳ chưa.
- Rà soát các chi phí được trừ – đặc biệt là chi phí lương, khấu hao tài sản, chi phí thuê ngoài, chi phí lãi vay.
- Đối chiếu các khoản tạm nộp thuế TNDN hàng quý với số thực tế.
- Nếu số thuế thực tế lớn hơn số đã tạm nộp, cần nộp bổ sung trước hạn quyết toán (chậm nhất ngày 31/03 năm sau).
Doanh nghiệp chậm nộp thuế TNDN sẽ bị tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số tiền còn thiếu.
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Doanh nghiệp là đơn vị khấu trừ thuế TNCN tại nguồn cho nhân viên. Vì vậy, cuối năm cần:
- Tổng hợp toàn bộ thu nhập của người lao động trong năm.
- Xác định khoản đã khấu trừ và đã nộp vào ngân sách.
- Thực hiện quyết toán thay cho người lao động (hoặc cấp chứng từ khấu trừ để họ tự quyết toán).
Hồ sơ gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 05/QTT-TNCN).
- Phụ lục chi tiết theo từng cá nhân.
- Chứng từ nộp thuế và khấu trừ thuế.
Hạn cuối: 31/3 năm sau.
Nếu doanh nghiệp nộp chậm hoặc kê khai sai sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Rà soát thuế môn bài và giấy phép
Thuế môn bài tuy là loại thuế “nhỏ”, nhưng lại là nghĩa vụ bắt buộc đầu năm mà nhiều doanh nghiệp quên.
Checklist cho thuế môn bài:
- Đã nộp thuế môn bài năm tài chính chưa?
- Có thay đổi vốn điều lệ hoặc chi nhánh mới thành lập trong năm không (vì phải nộp lại tờ khai)?
Mức thuế môn bài 2025:
- Vốn điều lệ > 10 tỷ đồng → 3.000.000 đồng/năm
- Vốn điều lệ ≤ 10 tỷ đồng → 2.000.000 đồng/năm
- Chi nhánh, VPĐD, địa điểm KD → 1.000.000 đồng/năm
Doanh nghiệp thành lập sau 01/7 được miễn thuế môn bài trong năm đầu tiên. Tuy nhiên, năm sau phải nộp đầy đủ trước ngày 30/01.
Rà soát hồ sơ bảo hiểm và lao động
Cơ quan thuế hiện phối hợp chặt chẽ với bảo hiểm xã hội và sở lao động để kiểm tra nghĩa vụ doanh nghiệp.
Vì vậy, các sai sót trong hồ sơ lao động cũng có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
Doanh nghiệp cần:
- Đối chiếu danh sách nhân viên đang đóng bảo hiểm.
- Kiểm tra hợp đồng lao động, mức lương đóng BHXH có khớp với lương thực tế?
- Rà soát hồ sơ tạm ngưng hoặc nghỉ việc, tránh đóng thiếu hoặc thừa.
Sai sót trong bảo hiểm không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp khi bị thanh tra.
Kiểm tra công nợ và dòng tiền
Một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp bị soi về thuế là chênh lệch công nợ – dòng tiền.
Trước khi lập báo cáo cuối năm, cần:
- Đối chiếu công nợ phải thu – phải trả với khách hàng, nhà cung cấp.
- Kiểm tra các khoản ứng trước, hoàn trả, chi hộ.
- Đảm bảo các giao dịch có chứng từ thanh toán hợp lệ (chuyển khoản, phiếu thu chi, biên bản đối chiếu).
Lưu ý:
Các khoản công nợ “treo” lâu năm hoặc không có đối chứng dễ bị cơ quan thuế nghi ngờ là doanh thu hoặc chi phí ảo.
Lập báo cáo tài chính và nộp đúng hạn
Sau khi hoàn thiện toàn bộ các bước trên, doanh nghiệp cần tổng hợp và nộp các báo cáo:
Bộ hồ sơ cần nộp gồm:
- Báo cáo tài chính năm (Bảng cân đối kế toán, KQKD, Lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh).
- Tờ khai quyết toán thuế TNDN, TNCN.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
- Các phụ lục đi kèm theo quy định.
Hạn nộp: Chậm nhất 31/03 năm sau.
Doanh nghiệp nên nộp sớm từ cuối tháng 2 để tránh nghẽn hệ thống thuế điện tử vào thời điểm cao điểm.
Chủ động chuẩn bị cho năm tài chính mới
Checklist thuế cuối năm không chỉ để “chốt sổ”, mà còn là cơ hội để:
- Đánh giá hiệu quả tài chính năm qua.
- Dự báo kế hoạch thuế cho năm tới.
- Cân nhắc thuê ngoài kế toán – thuế nếu nội bộ không đủ nhân lực.
Việc này giúp doanh nghiệp nhỏ tối ưu chi phí, đảm bảo tuân thủ đúng luật, và giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hành chính.
Một doanh nghiệp nhỏ nếu không có đội ngũ kế toán chuyên sâu rất dễ bỏ sót nghĩa vụ thuế hoặc kê khai sai, dẫn đến bị phạt.
Vì vậy, hãy bắt đầu checklist thuế từ đầu quý IV, đối chiếu từng phần và nhờ đơn vị kế toán chuyên nghiệp kiểm tra lại trước khi nộp hồ sơ.
Nếu bạn cần hỗ trợ lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế cuối năm hoặc rà soát sổ sách, đội ngũ Kế toán Minh Châu có thể đồng hành giúp bạn hoàn thiện nhanh – đúng – đủ và hợp pháp.