Trong hoạt động mua bán hàng hóa, không phải lúc nào thời điểm nhận hàng và thời điểm nhận hóa đơn cũng trùng nhau. Có trường hợp hàng đã được giao đến kho, bộ phận kho đã kiểm đếm và lập phiếu nhập nhưng nhà cung cấp đến tháng sau mới gửi hóa đơn điện tử.
Ví dụ, ngày 28/09/2026, Công ty A nhận một lô nguyên vật liệu trị giá 100 triệu đồng. Hàng đã được nhập kho, có biên bản giao nhận và phiếu nhập kho đầy đủ. Tuy nhiên, đến ngày 05/10/2026, nhà cung cấp mới gửi hóa đơn GTGT cho lô hàng này.
Kế toán cần xử lý thế nào? Có phải chờ đến tháng 10 mới ghi nhận hàng tồn kho? Khoản công nợ có được ghi nhận trong tháng 9? Thuế GTGT đầu vào được kê khai vào kỳ nào?
Đây là tình huống khá phổ biến nhưng nếu xử lý không đúng, doanh nghiệp có thể gặp sai lệch giữa sổ kho, công nợ, báo cáo tài chính và tờ khai thuế GTGT.
Hàng đã nhập kho nhưng chưa có hóa đơn: Có được ghi nhận kế toán không?
Câu trả lời là có, nếu hàng hóa đã thực sự được bàn giao và doanh nghiệp đã có căn cứ xác định quyền sở hữu, quyền kiểm soát hoặc nghĩa vụ thanh toán theo thỏa thuận mua bán.
Kế toán không nên mặc định rằng phải có hóa đơn mới được ghi nhận hàng tồn kho.
Theo nguyên tắc kế toán hàng tồn kho tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc và căn cứ vào bản chất giao dịch, chứng từ liên quan.
Đối với trường hợp hàng đã về kho nhưng hóa đơn chưa được gửi đến, doanh nghiệp cần căn cứ vào hồ sơ giao nhận và giá trị mua hàng có thể xác định để ghi nhận phù hợp.
Các chứng từ có thể sử dụng gồm:
- Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng với nhà cung cấp.
- Phiếu giao hàng hoặc biên bản bàn giao hàng hóa.
- Phiếu nhập kho có xác nhận của bộ phận liên quan.
- Biên bản kiểm nhận số lượng, chất lượng hàng hóa.
- Báo giá, thỏa thuận giá hoặc tài liệu xác định giá mua.
- Biên bản đối chiếu hoặc xác nhận công nợ nếu có.
Như vậy, việc hóa đơn chưa về không có nghĩa là doanh nghiệp được phép bỏ qua nghiệp vụ nhập kho trong kỳ.
Nguyên tắc cần nhớ: Hàng đã thực tế nhận và đủ điều kiện ghi nhận thì kế toán phải phản ánh đúng kỳ phát sinh, không chờ hóa đơn sang tháng sau mới đưa vào sổ.
Hạch toán hàng mua về trước, hóa đơn về sau như thế nào?
Đây là phần kế toán cần đặc biệt chú ý, nhất là khi nghiệp vụ phát sinh sát thời điểm kết thúc tháng, quý hoặc năm tài chính.
Giả sử Công ty A có tình huống:
- Ngày 28/09/2026: Nhận 1.000 sản phẩm từ nhà cung cấp.
- Giá mua theo đơn đặt hàng: 100.000.000 đồng, chưa bao gồm thuế GTGT.
- Hàng đã được kiểm nhận và nhập kho đầy đủ.
- Ngày 05/10/2026: Nhà cung cấp phát hành hóa đơn GTGT với thuế suất 10%.
- Công ty chưa thanh toán tiền hàng.
Bước 1: Ghi nhận hàng tồn kho và công nợ trong tháng 9
Tại thời điểm ngày 28/09, doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa có hóa đơn. Kế toán căn cứ vào hợp đồng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận và tài liệu xác định giá để ghi nhận giá trị hàng mua theo giá tạm tính.
Bút toán tham khảo:
- Nợ TK 156: 100.000.000 đồng.
- Có TK 331: 100.000.000 đồng.
Nếu là nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, kế toán sử dụng TK 152 thay cho TK 156.
Ở thời điểm này, kế toán chưa ghi nhận thuế GTGT đầu vào vào TK 133 vì chưa có hóa đơn GTGT hợp pháp làm căn cứ khấu trừ.
Việc ghi nhận giá tạm tính cần có căn cứ đáng tin cậy. Không nên tự đặt ra một mức giá không có tài liệu chứng minh.
Bước 2: Khi nhận hóa đơn trong tháng 10
Ngày 05/10, Công ty A nhận được hóa đơn GTGT hợp pháp, thể hiện:
- Giá trị hàng chưa thuế: 100.000.000 đồng.
- Thuế GTGT 10%: 10.000.000 đồng.
- Tổng thanh toán: 110.000.000 đồng.
Kế toán đối chiếu hóa đơn với chứng từ nhập kho tháng 9.
Nếu giá trị hàng hóa trên hóa đơn khớp với giá đã ghi nhận tạm tính, kế toán bổ sung phần thuế GTGT đầu vào:
- Nợ TK 1331: 10.000.000 đồng.
- Có TK 331: 10.000.000 đồng.
Sau khi hoàn thiện ghi nhận, công nợ phải trả nhà cung cấp là 110 triệu đồng.
Nếu giá trị trên hóa đơn khác với số đã tạm tính, kế toán cần điều chỉnh phần chênh lệch vào giá trị hàng tồn kho, giá vốn hoặc chi phí liên quan tùy tình trạng hàng hóa đã nhập kho, đã xuất dùng hay đã bán.
Không nên điều chỉnh máy móc toàn bộ chênh lệch vào chi phí của tháng nhận hóa đơn nếu hàng hóa đã được sử dụng hoặc tiêu thụ ở kỳ trước.
Công nợ phải trả nhà cung cấp được ghi nhận vào tháng nào?
Một sai sót thường gặp là kế toán chỉ ghi nhận công nợ khi nhận được hóa đơn.
Trên thực tế, thời điểm ghi nhận nghĩa vụ phải trả cần căn cứ vào giao dịch mua bán, điều khoản hợp đồng và thời điểm doanh nghiệp nhận hàng, chấp nhận nghĩa vụ thanh toán.
Trong ví dụ trên, hàng đã được bàn giao ngày 28/09 và doanh nghiệp có nghĩa vụ thanh toán theo thỏa thuận. Vì vậy, khoản phải trả cần được phản ánh trong tháng 9, dù hóa đơn chỉ được nhận vào tháng 10.
Nếu chỉ ghi nhận công nợ vào tháng 10, báo cáo tháng 9 có thể bị thiếu nghĩa vụ phải trả, khiến số liệu tài sản và nguồn vốn không phản ánh đúng tình hình tại thời điểm kết thúc kỳ.
Để quản lý chính xác, kế toán nên theo dõi riêng các khoản:
- Hàng đã nhập kho nhưng chưa nhận hóa đơn.
- Hàng đã nhận hóa đơn nhưng chưa thanh toán.
- Hàng đã thanh toán nhưng chưa nhận đủ hàng.
- Khoản chênh lệch giữa giá tạm tính và giá trên hóa đơn.
Việc theo dõi chi tiết giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu công nợ và tránh bỏ sót hóa đơn khi nhà cung cấp gửi chậm.
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ vào tháng 9 hay tháng 10?
Đây là điểm cần phân biệt rõ giữa thời điểm ghi nhận hàng tồn kho và thời điểm kê khai thuế GTGT đầu vào.
Trong ví dụ trên, hàng đã nhập kho ngày 28/09 nhưng hóa đơn GTGT được lập và doanh nghiệp nhận trong tháng 10.
Doanh nghiệp có thể ghi nhận hàng tồn kho và công nợ trong tháng 9, nhưng chưa có căn cứ để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi chưa có hóa đơn GTGT hợp pháp.
Khi hóa đơn hợp pháp được lập và doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện khấu trừ, khoản thuế GTGT đầu vào được kê khai theo kỳ tính thuế phù hợp với thời điểm phát sinh hóa đơn và quy định hiện hành.
Theo Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 và các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp cần có hóa đơn GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào và đáp ứng các điều kiện liên quan để được khấu trừ thuế đầu vào.
Đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, doanh nghiệp cần lưu ý điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, trừ các trường hợp đặc thù được pháp luật quy định.
Ví dụ, nếu hóa đơn được lập hợp pháp vào tháng 10 và doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện khấu trừ, khoản thuế GTGT 10 triệu đồng trong tình huống trên được xem xét kê khai ở kỳ tháng 10 hoặc quý IV/2026, tùy kỳ khai thuế của doanh nghiệp.
Lưu ý: Không được tự ý đưa thuế GTGT đầu vào của hóa đơn tháng 10 vào tờ khai tháng 9 chỉ vì hàng hóa đã được nhập kho trong tháng 9.
Hàng đã giao tháng 9 nhưng nhà cung cấp tháng 10 mới lập hóa đơn: Có vi phạm không?
Đây là vấn đề không chỉ liên quan đến kế toán của bên mua mà còn liên quan đến trách nhiệm lập hóa đơn của nhà cung cấp.
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Do đó, nếu quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa đã được chuyển giao cho bên mua vào ngày 28/09 thì về nguyên tắc, người bán phải lập hóa đơn tại thời điểm này.
Nếu đến ngày 05/10 nhà cung cấp mới lập hóa đơn cho giao dịch đã hoàn tất từ tháng 9, có thể phát sinh hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.
Tuy nhiên, cần phân biệt:
- Trường hợp hóa đơn đã được lập đúng thời điểm nhưng nhà cung cấp gửi cho bên mua chậm: Đây là vấn đề về việc chuyển giao hóa đơn, cần kiểm tra thời điểm lập thực tế trên hệ thống hóa đơn điện tử.
- Trường hợp hóa đơn thực sự được lập muộn: Người bán cần xem xét trách nhiệm và cách xử lý theo quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc có thỏa thuận chuyển quyền sở hữu tại thời điểm khác: Cần căn cứ hợp đồng và bản chất giao dịch để xác định đúng thời điểm lập hóa đơn.
Doanh nghiệp mua hàng không nên tự yêu cầu nhà cung cấp lùi ngày hóa đơn hoặc lập hóa đơn không đúng thực tế để khớp với kỳ nhập kho.
Nếu phát hiện hóa đơn lập muộn, bên mua nên lưu giữ đầy đủ chứng từ giao nhận, hợp đồng và trao đổi với nhà cung cấp để làm rõ nguyên nhân.
Hồ sơ nào cần lưu để chứng minh hàng đã nhập kho trước khi có hóa đơn?
Khi hàng về trước hóa đơn, bộ chứng từ nhập kho và đối chiếu công nợ có vai trò rất quan trọng.
Doanh nghiệp nên xây dựng hồ sơ theo từng giao dịch hoặc từng lô hàng, tránh tình trạng chứng từ nằm rải rác ở bộ phận mua hàng, kho và kế toán.
Các tài liệu nên lưu gồm:
| Hồ sơ | Nội dung cần kiểm tra |
| Hợp đồng/đơn đặt hàng | Tên hàng, số lượng, đơn giá, điều kiện giao nhận và thanh toán |
| Phiếu giao hàng | Ngày giao, số lượng, người giao và người nhận |
| Biên bản giao nhận | Xác nhận việc bàn giao hàng hóa thực tế |
| Phiếu nhập kho | Ngày nhập kho, số lượng thực nhận, mã hàng và kho nhận |
| Biên bản kiểm nhận | Tình trạng, chất lượng và chênh lệch nếu có |
| Bảng tính giá tạm tính | Căn cứ xác định giá trị hàng khi chưa có hóa đơn |
| Biên bản đối chiếu công nợ | Xác nhận số tiền phải trả nhà cung cấp |
| Hóa đơn GTGT | Đối chiếu giá trị, thuế suất, thông tin người mua và người bán |
| Chứng từ thanh toán | Ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng hoặc chứng từ thanh toán hợp lệ |
Đặc biệt, doanh nghiệp nên lập bảng theo dõi riêng các lô hàng đã nhập kho nhưng chưa nhận hóa đơn.
Bảng theo dõi có thể gồm: nhà cung cấp, số hợp đồng, ngày nhận hàng, số phiếu nhập kho, giá trị tạm tính, ngày nhận hóa đơn, số hóa đơn, giá trị thực tế và tình trạng thanh toán.
Nhờ đó, kế toán có thể nhanh chóng phát hiện những lô hàng đã nhập kho nhưng còn thiếu hóa đơn, hạn chế tình trạng bỏ sót chứng từ khi khóa sổ tháng hoặc quý.
Những sai sót kế toán cần tránh khi hàng về trước hóa đơn
Trong thực tế, việc hàng hóa và hóa đơn không về cùng thời điểm có thể khiến doanh nghiệp phát sinh nhiều sai lệch nếu không có quy trình kiểm soát.
Chờ hóa đơn mới ghi nhận hàng tồn kho
Hàng đã nhập kho tháng 9 nhưng kế toán đợi đến tháng 10 mới ghi nhận. Điều này khiến số dư hàng tồn kho cuối tháng 9 không phản ánh đúng thực tế.
Không ghi nhận công nợ khi đã phát sinh nghĩa vụ thanh toán
Doanh nghiệp đã nhận hàng và có nghĩa vụ trả tiền nhưng chưa ghi nhận khoản phải trả. Báo cáo tài chính có thể thiếu công nợ nhà cung cấp.
Ghi nhận thuế GTGT đầu vào trước khi có hóa đơn hợp pháp
Đây là lỗi cần tránh. Hàng đã nhập kho không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT.
Không đối chiếu giá tạm tính với hóa đơn thực tế
Khi hóa đơn về, kế toán chỉ bổ sung thuế GTGT mà quên kiểm tra sự khác biệt về đơn giá, số lượng hoặc chiết khấu. Điều này có thể khiến giá trị hàng tồn kho và công nợ bị sai lệch.
Không kiểm tra thời điểm lập hóa đơn của nhà cung cấp
Nếu hóa đơn được lập muộn so với thời điểm chuyển giao hàng hóa, doanh nghiệp cần làm rõ nguyên nhân và lưu hồ sơ giao nhận để bảo vệ tính minh bạch của giao dịch.
Không lưu chứng từ nhập kho và xác nhận giao nhận
Khi chỉ có hóa đơn mà không có phiếu nhập kho hoặc tài liệu chứng minh hàng đã thực tế được giao, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi giải trình tính có thật của giao dịch.
Kế toán Minh Châu hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hàng tồn kho và công nợ
Hàng mua về trước, hóa đơn về sau là tình huống thường gặp trong doanh nghiệp thương mại, sản xuất và phân phối. Tuy nhiên, nếu không được xử lý đúng kỳ, sai lệch có thể lan sang nhiều phần hành kế toán như hàng tồn kho, công nợ phải trả, giá vốn và thuế GTGT đầu vào.
Kế toán Minh Châu hỗ trợ doanh nghiệp:
- Rà soát chứng từ mua hàng, giao nhận và nhập kho.
- Kiểm tra việc ghi nhận hàng tồn kho và công nợ nhà cung cấp.
- Hướng dẫn xử lý hàng mua chưa có hóa đơn tại thời điểm khóa sổ.
- Đối chiếu hóa đơn với phiếu nhập kho và số liệu công nợ.
- Kiểm tra điều kiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Rà soát sai lệch giữa sổ kế toán, báo cáo tài chính và tờ khai thuế.
Thay vì chờ hóa đơn về mới xử lý toàn bộ nghiệp vụ, doanh nghiệp nên ghi nhận hàng hóa và nghĩa vụ thanh toán theo đúng thời điểm phát sinh, đồng thời theo dõi riêng những chứng từ còn thiếu.
Đây là cách giúp số liệu kế toán phản ánh đúng tình hình thực tế, hạn chế sai lệch khi khóa sổ và chủ động hơn trong quá trình quyết toán thuế.