Quyết toán thuế là “cửa ải” khó khăn nhất trong năm của mọi kế toán. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến kế toán phải giải trình liên tục, doanh nghiệp bị loại chi phí, bị truy thu thuế và thậm chí bị phạt nặng.Dưới đây là 5 điều quan trọng nhất mà kế toán nội bộ cần nắm chắc để hạn chế rủi ro tối đa khi quyết toán thuế.
Hóa đơn phải “đúng, đủ, hợp lệ” – Không có ngoại lệ
Đây là nguyên tắc số 1 nhưng vẫn là nguyên nhân gây ra hơn 70% trường hợp bị loại chi phí. Kế toán nội bộ cần lưu ý:
- Hóa đơn phải có đủ thông tin: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, nội dung hàng hóa/dịch vụ rõ ràng.
- Hóa đơn điện tử phải được khởi tạo đúng thời điểm, có mã của cơ quan thuế.
- Không chấp nhận hóa đơn sai sót nhỏ (sai tên, sai MST, sai địa chỉ) mà không có hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Hóa đơn từ nhà cung cấp thuộc danh sách rủi ro cao cần kiểm tra kỹ trước khi kê khai.
Phải luôn kiểm tra hóa đơn ngay trong ngày nhận, không để dồn đến cuối quý hoặc cuối năm.
Chứng từ thanh toán phải khớp với quy định pháp luật
Nhiều khoản chi dù có hóa đơn nhưng vẫn bị loại vì thanh toán không đúng cách:
- Hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên đòi hỏi phải thanh toán không dùng tiền mặt.
- Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn lớn hoặc chia nhỏ hóa đơn để né quy định rất dễ bị cơ quan thuế bác bỏ.
- Chi phí tiếp khách, công tác phải có đầy đủ chứng từ: quyết định công tác, danh sách khách, biên bản cuộc họp, mục đích kinh doanh rõ ràng.
Kế toán nên xây dựng quy trình thanh toán nội bộ nghiêm ngặt và yêu cầu bộ phận liên quan cung cấp đủ chứng từ trước khi kế toán hạch toán.
Chi phí phải có “căn cứ hợp lý” và phục vụ hoạt động kinh doanh
Cơ quan thuế không chỉ xem hóa đơn mà còn xem bản chất giao dịch. Một số khoản chi dễ bị loại:
- Phụ cấp, thưởng, hỗ trợ nhân viên không có quy chế nội bộ hoặc không ghi trong hợp đồng lao động.
- Chi phí sửa chữa, mua sắm nhỏ không có biên bản bàn giao, bảng phân bổ.
- Chi tiếp khách, quảng cáo, marketing không chứng minh được mối liên hệ với doanh thu.
Mọi khoản chi lớn hoặc thường xuyên nên có quy chế nội bộ rõ ràng, được ban hành và lưu trữ làm căn cứ.
Hiểu rõ thời hạn kê khai và nộp thuế
Kế toán nội bộ thường “lãnh đạn” vì nộp chậm hoặc kê khai sai thời hạn:
- Kê khai thuế GTGT: theo tháng hoặc quý (tùy doanh thu)
- Quyết toán thuế TNDN: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 năm sau
- Báo cáo tài chính: chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính
Nộp chậm dù chỉ 1 ngày cũng bị phạt từ 2 triệu đến 20 triệu đồng, cộng tiền chậm nộp 0,03%/ngày.
Luôn chuẩn bị tâm lý và hồ sơ cho kiểm tra, quyết toán
Khi quyết toán, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình bất kỳ khoản chi nào. Do đó việc chuẩn bị tâm lý và các hoạt động liên quan để đề phòng có thể kiểm tra khi nào là điều cần thiết. Kế toán nội bộ cần:
- Lưu trữ chứng từ đầy đủ, khoa học (ưu tiên số hóa).
- Có sẵn file giải trình cho các khoản chi lớn, chi tiếp khách, chi khấu hao…
- Hiểu rõ logic hạch toán của từng khoản để trả lời thuyết phục khi làm việc với cán bộ thuế.
Cuối mỗi quý nên tự review lại hồ sơ, phát hiện sớm sai sót để khắc phục trước khi quyết toán năm. Quyết toán thuế không phải là “cuộc chiến” nếu kế toán nội bộ nắm chắc 5 nguyên tắc trên. Trong trường hợp doanh nghiệp không chắc chắn về các hoạt động và sợ có những sai sót thì việc thuê thêm đơn vị thứ 3 sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hơn. Nếu doanh nghiệp gặp bất cứ vấn đề gì xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.