Từ ngày 01/01/2026, hoạt động cho thuê nhà, kho, xưởng, xe ô tô… của cá nhân sẽ được quản lý và tính thuế theo quy định mới. Đây là thay đổi quan trọng khiến cả người cho thuê và doanh nghiệp thuê cần đặc biệt lưu ý. Nếu thực hiện không đúng, doanh nghiệp thuê có nguy cơ bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN, thậm chí bị truy thu và phạt.
Đối tượng phải khai nộp thuế
Theo quy định mới:
- Cá nhân cho thuê tài sản tự khai nộp trực tiếp với cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp thuê tài sản có thể khai nộp thay nếu hai bên có thỏa thuận trong hợp đồng thuê.
Dù tổng doanh thu cho thuê trong năm dưới 500 triệu đồng (không phải nộp thuế), cá nhân vẫn phải kê khai thuế. Đây là điểm mới so với trước đây.
Cách tính thuế từ 01/01/2026
Khi doanh thu cho thuê trên 500 triệu đồng/năm:
- Thuế GTGT: 5% trên tổng doanh thu
- Thuế TNCN: 5% trên phần doanh thu vượt 500 triệu đồng
Không áp dụng cách tính thuế TNCN theo lợi nhuận (dù doanh thu vượt 3 tỷ đồng/năm) mà tính theo tỷ lệ % trực tiếp trên doanh thu sau khi trừ ngưỡng 500 triệu.
Hồ sơ để doanh nghiệp được tính chi phí hợp lệ
Để khoản tiền thuê tài sản của cá nhân được công nhận là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ sau:
- Hợp đồng thuê tài sản (bắt buộc)
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản của cá nhân cho thuê
- CCCD/CMND của người cho thuê
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên trong một lần thanh toán
Đặc biệt là doanh nghiệp không cần hóa đơn GTGT từ cá nhân cho thuê, nhưng phải có đủ hồ sơ nêu trên.
Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế thay và rủi ro thường gặp
Khi doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê, cần lưu ý:
- Phải ghi rõ nội dung “nộp thay thuế cho người cho thuê” trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.
- Không lập tờ khai 01/TNDN thay cho cá nhân (chỉ lập bảng kê 01/TNDN).
- Sai hợp đồng hoặc thiếu chứng từ. Điều này sẽ khiến khoản chi tiền thuê có nguy cơ bị loại chi phí, truy thu thuế TNDN và phạt chậm nộp.
Nguyên tắc hạch toán một số khoản liên quan
- Tiền thuê: hạch toán vào chi phí theo đúng kỳ thanh toán hoặc phân bổ theo hợp đồng.
- Tiền đặt cọc: Không hạch toán vào chi phí, chỉ ghi nhận tạm ứng hoặc ký quỹ.
- Chi phí điện, nước, internet: Nếu hợp đồng quy định người thuê trả, phải có chứng từ hợp lệ (hóa đơn hoặc biên lai thu tiền).
Từ năm 2026, quy định về thuế cho thuê tài sản của cá nhân trở nên chặt chẽ và rõ ràng hơn. Cả người cho thuê lẫn doanh nghiệp thuê đều cần chủ động nắm rõ để tránh sai sót đáng tiếc, đặc biệt là rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN.
Doanh nghiệp cần làm ngay những điều sau:
- Rà soát lại toàn bộ hợp đồng thuê nhà, kho, xưởng, xe của cá nhân
- Bổ sung đầy đủ hồ sơ theo quy định mới
- Thỏa thuận rõ ràng về việc nộp thuế thay (nếu có)
- Hướng dẫn kế toán cập nhật cách hạch toán và kê khai mới