Để đảm bảo khả năng hoạt động của mình, doanh nghiệp cần có kế toán để phụ trách các vấn đề liên quan đến quyết toán, tài chính của công ty. Do vậy việc lập sơ đồ bộ máy phòng kế toán là điều rất cần thiết. Sơ đồ này được cụ thể ra sao, hãy cùng Kế toán Minh Châu tìm hiểu.
Bộ phận kế toán tại một doanh nghiệp nhỏ.
Bạn hiểu thế nào là tổ chức bộ máy kế toán công ty cổ phần?
Bộ máy này là tập hợp những người làm kế toán tại công ty, tại đây bên cạnh nhân lực bộ máy còn chỉ chung cho các trang thiết bị cần có của ngành kế toán.
Cụ thể là các trang thiết bị dùng cho việc ghi chép, tính toán và xử lý các thông tin trong ngành. Các thông tin này được xử lý từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý, tổng hợp cũng như cung cấp thông tin kinh tế trong hoạt động của đơn vị.
Tổ chức và sắp xếp bộ máy kế toán.
Chính vì tầm quan trọng của nhân lực ngành kế toán nên việc tổ chức nhân sự sao cho phát huy tối đa sở trường của họ là yêu cầu được đặt ra.
Đồng thời bên cạnh mục tiêu nói trên, việc tác động tích cực đến những bộ phận có liên quan của bộ phận kế toán cũng là định hướng của việc tổ chức bộ máy kế toán hướng tới.
Xây dựng hình thức của bộ máy kế toán dựa trên căn cứ nào?
- Dựa trên mức độ phân cấp của việc quản lý kinh tế hay tài chính nội bộ
- Dựa trên lĩnh vực hoạt động, đặc điểm về mặt tổ chức cũng như quản lý hoạt động của công ty
- Dựa trên sự biên chế về mặt bộ máy kế toán cũng như trình độ chuyên môn của nhân viên
- Các trang thiết bị cũng như các phương tiện kỹ thuật tính toán trang bị tại công ty.
- Phạm vi hoạt động và quy mô của công ty
Phân loại hình thức tổ chức bộ máy kế toán công ty cổ phần
Mô hình một – tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Với hình thức tập trung, đây là hình thức mà toàn bộ kế toán tại công ty sẽ được diễn ra tập trung tại phòng kế toán của công ty.
Các nhân viên ở bộ phận kế toán riêng biệt sẽ tiến hành các nhiệm vụ theo hướng dẫn, sau đó sẽ thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách và hạch toán sản xuất kinh doanh.
Sau đó, họ sẽ lập báo cáo và chuyển chứng từ đến phòng kế toán công ty để xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Mô hình này ra đời giúp việc kiểm tra, chỉ đạo công việc trở nên dễ dàng. Việc phân công và chuyên môn của công việc cũng thuận tiện hơn.
Tuy nhiên vì địa bàn hoạt động của công ty không tập trung và phương tiện truyền tin vẫn còn hạn chế nên việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng vẫn chưa chặt chẽ.
Mô hình hai – tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Đây là hình thức có tổ chức bộ máy không chỉ diễn ra ở phòng kế toán mà còn được thực hiện ở nhiều nơi khác như phân xưởng, đơn vị sản xuất…
Tại các bộ phận, nhân sự kế toán sẽ đảm nhận công việc từ ban đầu và tiến hành kiểm tra, xử lý và lập báo cáo theo quy định của kế toán trưởng.
Theo đó, phòng kế toán sẽ tổng hợp các số liệu được gửi từ các bộ phận, sau đó sẽ tiến hành lập báo cáo ungx như kiểm tra công tác kế toán trên từng bộ phận.
Có thể nói, đây là mô hình giúp việc kiểm tra và giám sát hoạt động của các đơn vị kịp thời hơn so với tổ chức tập trung. Tuy nhiên, vì bộ máy phân tán nên tạo ra sự cồng kềnh, từ đó việc lập báo cáo cũng như tổng hợp trở nên chậm hơn thông thường.
Mô hình ba – tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Ưu điểm của mô hình vừa tập trung vừa phân tán ngành kế toán
Kết hợp giữa hai mô hình trên, ta có được tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung và vừa phân tán. Theo đó, bộ máy này sẽ bao gồm phòng kế toán tập trung lẫn phòng kế toán tại các bộ phận khác. Trong đó:
Phòng trung tâm sẽ thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến kinh tế của toàn công ty cũng như các bộ phận khác nằm ngoài bộ phận kế toán. Bên cạnh đó, bộ phận này sẽ tổng hợp các tài liệu từ các bộ phận khác để lập báo cáo chung cho toàn đơn vị.
Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác sẽ thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm. Tại đây, họ có kiểm tra, xử lý sơ bộ chứng từ và tiến hành gửi theo định kỳ từ kế toán về phòng kế toán trung tâm.
Tóm lại, để có thể đảm bảo về mặt hoạt động cũng như chức năng của mình thì bộ máy kế toán cần được tổ chức và thực hiện theo quy trình. Đồng thời phải đảm bảo về mặt lãnh đạo và quản lý trực tiếp từ kế toán trưởng.
Lựa chọn mô hình bộ máy phù hợp với đơn vị kinh doanh.
Tùy vào quy mô và lĩnh vực kinh doanh, doanh nghiệp cần lựa chọn và bố trí sơ đồ bộ máy kế toán phù hợp.
>>> Có thể bạn quan tâm: Thủ tục Thành lập công ty tại Đồng Nai và các tỉnh thành khác trên toàn quốc