Dù là doanh nghiệp mới thành lập hay vận hành lâu năm, thì nghiệp vụ kế toán vẫn là yếu tố quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên để trơn tru trong quá trình sẽ đòi hỏi kế toán viên phải cẩn trọng. Một số lỗi thường gặp mà các doanh nghiệp nếu mắc phải sẽ bị xử phạt hoặc mấy khả năng khấu trừ có khi bị khoá mã số thuế. 5 lỗi kế toán dưới đây khá nghiêm trọng dễ mắc phải nhưng có thể tránh được nếu doanh nghiệp cẩn thận.
Không nộp tờ khai thuế đúng thời gian quy định dù chưa có doanh thu:
Đây là lỗi mà các doanh nghiệp mới thành lập hay mắc phải do không hiểu vể cơ chế vận hành của hệ thống thuế.
Chị Hạnh giám đốc công ty gia dụng mới thành lập ở Đồng Nai. Chị nhận được thông báo bị phạt gần 8 triệu đồng vì chậm nộp và khai thuế GTGT. Chị có hỏi Kế toán Minh Châu là công ty chưa bán được gì nhưng sao lại phải nộp thuế.
Kế toán Minh Châu đã trả lời chị rằng: Việc chưa phát sinh doanh thu không đồng nghĩa với việc được miễn kê khai thuế. Khi doanh nghiệp hoạt động (trừ khi đã nộp hồ sơ tạm ngừng hợp lệ), chị sẽ bạn vẫn phải kê khai thuế định kỳ theo tháng hoặc quý, dù con số là 0 đồng. Không nộp đúng hạn sẽ bị phạt từ vài trăm ngàn đến vài triệu đồng mỗi loại tờ khai.
Không lập hóa đơn cho các giao dịch có doanh thu
Trong quá trình hoạt động, đôi khi doanh nghiệp chưa hiểu hết vai trò của lập hoá đơn dẫn đến bỏ sót đến yếu tố này và bị xử phạt.
Anh Hùng- chủ một công ty nội thất nhận hợp đồng nhỏ đầu tiên trị giá 35 triệu đồng. Anh không thực hiện xuất hiện hoá đơn chỉ làm hợp đồng miệng và chuyển khoản nhận tiền. Sau đó 6 tháng, cơ quan thuế rà soát tài khoản ngân hàng công ty, anh bị truy thuế và phạt do trốn kê khai doanh thu.
Kế toán Minh Châu giải thích: Dựa vào quy định mọi giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ đều phải có hóa đơn điện tử hợp lệ. Kể cả khi khách không yêu cầu, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn và kê khai thuế đầu ra. Việc không lập hóa đơn đúng lúc có thể bị xem là hành vi che giấu doanh thu – vi phạm nghiêm trọng.
Không lưu giữ chứng từ chi phí – không hợp lệ để khấu trừ
Lỗi này thường gặp ở những công ty không có kế toán hoặc kế toán viên chưa có nhiều kinh nghiệm.
Công ty của chị Lan kinh doanh thời trang chi nhiều cho hoạt động quảng cáo, thuê mẫu ảnh và studio. Các chi phí này không có hoá đơn GTGT và không hợp đồng. Cuối năm kế toán nói không được ghi nhận là chi phí hợp lệ dẫn đến công ty phải nộp thuế nhiều TNDN.
Kế toán Minh Châu giải thích: Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp chỉ được ghi nhận chi phí nếu có đầy đủ chứng từ hợp pháp như hợp đồng, hoá đơn, phiếu chi…Thiếu một trong các yếu tố này rất khó giải trình với cơ quan thuế.
Không đăng ký lao động và tham gia bảo hiểm bắt buộc
Lỗi này thường doanh nghiệp mới thành lập hay mắc phải. Một startup công nghệ thuê 5 lập trình viên làm việc toàn thời gian nhưng không ký hợp đồng lao động, không đóng bảo hiểm xã hội với lý do quy mô còn nhỏ. Không lâu doanh nghiệp bị thanh tra kiểm tra và bị xử phạt hành chính.
Kế toán Minh Châu giải thích: Luật quy định khi doanh nghiệp có người lao động làm việc thường xuyên dù 1 người và mới thành lập thì phải ký hợp đồng và tham gia các khoản bảo hiểm theo pháp luật. Trốn tránh nghĩa vụ bảo hiểm không chỉ bị phạt mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Không nắm rõ luật và tự thực hiện nghiệp vụ kế toán:
Chị Mai chủ doanh nghiệp kinh doanh mỹ phẩm. Chị đã nghĩ kế toán đơn giản nên tự làm Excel, kê khai qua mạng. Sau một năm, chị thấy những sai sót như không khớp số tiền giữa đầu vào, đầu ra…Từ đó ảnh hưởng đến doanh nghiệp của chị.
Kế toán Minh Châu giải thích: Nghiệp vụ kế toán không đơn thuần là ghi chép mà phải thực hiện theo hệ thống quy định của pháp luật thuế và tài chinh. Việc chị Mai tự làm khi chưa chưa hiểu rõ sẽ khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng khó khăn để sửa sai. Tốt nhất chị nên thuê dịch vụ kế toán ngay từ đầu với chi phí thấp so với chi phí nộp phạt.
Trên đây là những lỗi mà nhiều doanh nghiệp mới thành lập thường gặp phải và phải nhận những mức xử phạt không nhỏ. Do đó đối với các doanh nghiệp mới thành lập hãy chú ý đến vấn đề kế toán thuế. Nếu không có ngân sách để thuê đầy đủ hệ thống kế toán, bạn có thể sử dụng dịch vụ kế toán uy tín trọn gói để giúp bạn kê khai đúng hạn, theo dõi chi phí hợp lý, tránh bị phạt và tập trung vào kinh doanh.